بولتن Bulltein یا نشریه داخلی یک نوع مجله درون سازمانی می‌باشد که معمولا در دوره‌های زمانی مشخص بطور خاص برای توزیع در داخل یک مجموعه یا سازمان مورد استفاده قرار میگیرد. محتوای بولتن‌ها بیشتر شامل مطالب و مقالات اطلاع رسانی، خبری، آموزشی و در برخی موارد شامل بخش سرگرمی و اوقات فراغت می‌شود. اگر بولتن با ساختار علمی و با بررسی روحیات سازمانی طراحی و تولید گردد می‌تواند به عنوان یه رسانه قوی برای روابط عمومی مورد استفاده قرار گیرد.
در قالبی دیگر می‌توان بولتن را به این شکل معرفی کرد که بولتن یا «خبرنامه» ابزاری است برای اطلاع رسانی به طیفی از مخاطبین خاص، با علایق مشترک، که درباره رویدادها، گزارش ها، یا اخبار مرتبط با یک موضوع، روشنگری کرده و رابط بین یک سازمان، شرکت یا کسب و کار با مخاطبان آن می‌شود. در یک تعریف کلی، یک نشریه داخلی، یک بولتن سازمانی و مجله ادواری، حتی یک اطلاعیه خبری سازمانی، «خبرنامه» به شمار می‌رود.
یکی از اهداف اصلی تولید بولتن، ارایه آن به مخاطبان درون سازمان است، تا بدینوسیله واحد‌های روابط عمومی بر اساس سیاست‌گذاری‌های خود اطلاع‌رسانی مناسبی به مخاطبان خود داشته باشند.
امروزه برای کارآیی و تاثیرگذاری بیشتر «خبرنامه الکترونیک»، روش‌های متفاوتی وجود دارد و از فناوری‌های مختلفی برای ترویج و توسعه آن استفاده می‌شود، اما هنوز هم کیفیت محتوا، عنصر اصلی خبرنامه است.
اگر چه بولتن با توجه به ابعاد خبری و آگاه بودن تمامی سازمان تولید می‌گردد، ولی به دلیل زمان انتشار با تاخیر بولتن نسبت به خبرها، اخبار کاملاً مرده محسوب می‌شود. نظر به این بولتن‌ها دارای جنبه‌های دیگر مانند ابعاد اطلاع رسانی، آموزشی، اوقات فراغت، لایه‌های بازخوردی و … می‌باشند، اما بسیاری از پرسنل سازمان‌ها و مجموعه‌ها تنها نقطه فعالیتی و اعتباربخشی را در نزد روابط عمومی‌ها بولتن می‌داند و می‌توان گفت تنها نقطه ایستگاهی که روابط عمومی می‌تواند براساس آن مانور دهد همین بولتن است.
تفاوت رایج بین خبرنامه و مجله
برای شناخت بهتر بولتن یا خبرنامه می‌توان تفاوت آن را با سایر مجلات بررسی کرد. بولتن به عنوان یک خبرنامه درون سازمانی است و دارای ویژگی‌های متمایز از سایر نشریات و مجلات است. خبرنامه شما باید یک معرفی مختصر داشته باشد و به دنبال آن مجموعه‌ای از وقایع، اخبار شرکت، پروژه‌های جدید راه اندازی شده و توصیه‌های مختلفی ارائه شود.
تفاوت‌های متداول میان خبرنامه و سایر مجلات
محتوا: یک مجله معمولاً دارای چندین مقاله است، داستان، عکس با موضوع‌های متفاوتی که توسط نویسندگان مختلف نوشته شده است. اما مقالات خبرنامه معمولاً حول یک موضوع اصلی است که ممکن است توسط یک یا چند نویسنده نوشته شده باشد.
مخاطبان: یک مجله بسته به موضوع عمومی و یا تخصصی می‌تواند برای تمامی و یا بخشی از جامعه جذاب باشد. حتی ممکن است برخی مجلات تخصصی درمیان عامه مردم نیز دارای مخاطب باشد. خبرنامه یا بولتن برای گروهی از افراد با علایق مشترک نوشته شده است. محتوای خبرنامه ممکن است حاوی زبان‌های فنی بیشتر با زبان تخصصی باشد که به راحتی توسط عموم مردم قابل درک نیست.
توزیع: یک مجله یا روزنامه با تبلیغات گسترده‌ای توسط انتشارات و مراکز فرهنگی پشتیبانی می‌شود. یک خبرنامه با عضویت علاقمندان در اختیار اعضای سازمان قرار گرفته و فقط میان گروه خاصی توزیع می‌گردد.
سایر تفاوت‌ها
اندازه: مجلات در ابعاد مختلفی تولید و عرضه می‌شوند. خبرنامه‌ها نیز می‌توانند به همین ترتیب عمل کنند، اما معمولاً در قالب معمولی چاپ و منتشر می‌شوند.
تعداد صفحات: بیشتر مجلات به طور قابل توجهی طولانی‌تر از یک خبرنامه است. یک مجله از چند ده صفحه تا چند صد صفحه تشکل شده است، اما خبرنامه‌ها بطور کلی بیش از ۱۰ تا ۳۰ صفحه نخواهند داشت. حتی ممکن است برخی خبرنامه‌ها در ۱ الی ۲ صفحه منتشر شوند.
صحافی: بسته به تعداد صفحه، مجلات معمولاً از انواع صفحات استفاده می‌شود. خبرنامه ممکن است به دلیل تعداد اندک صفحات نیازی به صحافی نداشته باشد. یا اینکه از روش‌های ساده‌ای مثل پانچ کردن استفاده شود.
چیدمان: رایج‌ترین و مهمترین تفاوت ظاهری بین مجله و خبرنامه جلد آن است. مجلات معمولاً دارای جلدی هستند با طراحی گرافیک، تیتر‌های مهم از مطالبی که در مجله وجود دارد، نام انتشارات و سایر اطلاعاتی که خواننده را به مطالعه مجله جذب می‌کند. اما خبرنامه‌ها صفحه‌ای به عنوان جلد ندارند و صرفاً صفحه آغازین اطلاعاتی نظیر اسم و یک یا چند مقاله مهمتر را در خود جای داده است.
رنگ و چاپ: هیچ قانونی وجود ندارد که روزنامه‌ها رنگی باشند و یا برروی کاغذ گلاسه براق یا مات چاپ شوند. با این حال معمولاً روزنامه‌ها در کاغذ‌های معمولی و با چاپ بصورت نقطه‌ای هستند و مجلات در کاغذ گلاسه و بصورت تمام رنگی چاپ می‌شوند. بولتن نیز معمولاً بصورت تمام رنگی و در کاغذ گلاسه به چاپ می‌رسد.
کیفیت چاپ: مجلات معمولاً بطور سنتی چاپ و منتشر می‌شوند، اما خبرنامه‌ها بصورت الکترونیکی هستند. البته گاهی ممکن است بصورت چاپی هم به دست مخاطبین برسد. نسخه‌های pdf باتوجه به معیار مخاطبان و اینکه آیا مجله یک مجله ژورنالی است یا یک خبرنامه می‌تواند انواع متفاوتی باشد.
انواع محتوا برای «خبرنامه»
«خبرنامه» ممکن است اشکال مختلفی از محتوا را در بر داشته باشد. این وسیله به عنوان ظرفی عمل می‌کند که استفاده کنندگان آن، بسته به شکل و نوع فعالیت خود، آن را از مظروف خود پر می‌کنند. این درون مایه ممکن است یکی از موارد زیر باشد:
۱- یک گزارش کاری که در نقش ابزار اطلاع رسانی درون سازمانی عمل می‌کند و اطلاعات مرتبط با اعضا و کارکنان سازمان را برای بهره برداری‌های داخل سازمانی منتشر می‌کند.
۲- یک نشریه سازمانی که فارغ از جنبه‌های درآمد زایی و بدون چشم داشت مالی طیفی از خوانندگان را از نظر محتوایی تغذیه کرده و با جهت گیری خاص خود منتشر می‌شود.
۳- یک ابزار در داختیار روابط عمومی سازمان که در جهت تبلیغات سازمانی از آن استفاده می‌شود.
۴- یک مجموعه از مقالات و محتوا‌های علمی که بدون گرایش‌های سیاسی به طیفی از مخاطبان مرتبط و علاقه‌مند ارسال می‌شود.
۵- یک وسیله دعوت برای فراخوان افراد مختلف، اعم از خبرنگاران و سایر فعالان رسانه‌ای که قرار است در یک نشست خبری، گردهمایی علمی یا یک همایش و سیمنار شرکت کنند.
۶- و همچنین ابزاری برای مقاصد بازاریابی و فروش شرکت
گام‌های اساسی تولید «خبرنامه»
تهیه، تولید و ارسال یک خبرنامه امری است که به قول قدما از جنس «سهل و ممتنع» محسوب می‌شود. نوشتن یک خبرنامه در وهله اول کاری ساده است. گفته می‌شود اگر کسی توانایی مخاطب قرار دادن شخص دیگری را دارد و می‌تواند به سادگی مفاهیم و منویات ذهنی خود را به مخاطب منتقل کند، به همان سادگی می‌تواند مطلبی را روی کاغذ آورده و با کمی نظم و ترتیب و انسجام الحاقی، آن را تبدیل به یک مقاله و یا محتوا کرده و به طیفی از مخاطبان ارسال کند.
فرآیند‌های تولید و ارسال «خبرنامه» الکترونیک
۱- محتوا: محتوا می‌تواند حاوی خبر، مقاله، لینک، عکس، نشریه، دعوت نامه، اطلاعیه یا هر محتوای دیگر باشد.
۲- قالب: «خبرنامه» مانند مجلات و نشریات دیگر باید ظاهر یکسانی داشته باشد. ویژگی‌هایی مانند فونت، عکس‌های گرافیکی، بخش بندی، تیترها، لینک‌ها و طبقه‌بندی مطالب نباید در نسخه‌های مختلف تغییر زیادی کند.
۳- مدیریت ارسال:هنگامی که بخش‌های محتوا و قالب «خبرنامه» ایجاد شد، باید برای مشترکان یا مشتریان یا افرادی که اسامی آن‌ها در فهرست از پیش تعیین شده قرار دارد، ارسال شود.
برای برقراری ارتباط موثر با مخاطبان و مشتریان، وجود سیستم ثبت نام در «خبرنامه» الکترونیک در بخش روابط عمومی یک سایت یا وبلاگ ضروری است.
ملاحظات، ضرورت‌ها و کاکرد‌های موثر «خبرنامه» الکترونیک
۱- باعث ارتباط طولانی مدت با مشتری می‌شود.
۲- حس وفاداری مخاطب نسبت به سازمان یا شرکت را تشدید می‌کند.
۳- ارتباط سازمان با مشتری‌های قدیم را محکم‌تر می‌کند.
۴- تلاش‌های شرکت‌ها را در امر تجارت قوت می‌بخشد.
۵- منافاتی با داشتن وب سایت، تبلیغات یا مسائل دیگر تجاری ندارد، بلکه باعث تقویت آن‌ها می‌شود.
۶- با ایجاد پالس‌های منظم، مانند قلب شرکت یا سازمان عمل می‌کند.
۷- نتایج سریع و قابل محاسبه و پی گیری به دنبال دارد و می‌توان تعداد کلیک‌ها و سایر اطلاعات مرتبط را بررسی و داده‌های قابل برنامه ریزی استخراج کرد.
۸- مصرف کاغذ را کاهش داده و ضمن کمک به صرفه جویی اقتصادی سازمان به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد.
۹- اطلاع رسانی لحظه‌ای را میسر می‌کند.
همه این موارد باعث شده است «خبرنامه»های الکترونیک به عنوان یکی از پرطرف دارترین، قوی‌ترین و سودمندترین ابزار‌های بازاریابی از طریق اینترنت شناخته شوند. با استفاده از آن‌ها مخاطب قدرت انتخاب در نوع اطلاعات دریافتی را دارد و به میل خود تصمیم میگیرد که در یک خبرنامه عضو می‌شود و اطلاعات دریافت کند. بخشی از ارزش ذاتی لیست ایمیل‌هایی که مقصد خبرنامه‌ها را تشکیل می‌دهند به همین عنصر اختیاری بودن باز می‌گردد. همچنین از آن جایی که این اطلاعات در صندوق پستی مخاطب وارد می‌شود او سر فرصت آن‌ها را مطالعه خواهد کرد.
نشر آنلاین
bulletin صحیح بولتن